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Bespoke HRMSKlinik- und Workforce-SaaS

Schichtplanung, Zeiterfassung und Lohnabrechnung für Teams im Schichtbetrieb.

Bespoke HRMS organisiert die Arbeitswoche von Schichtteams an mehreren Standorten: wer wann arbeitet, wer wo eingestempelt hat und was alle verdienen.

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Kunde
Bespoke HRMS
Plattformen
Mobile App, Web-App
Das Dashboard von Bespoke HRMS auf einem Laptop neben drei Smartphones mit der Mitarbeiter-App

Überblick

Bespoke HRMS organisiert die Arbeitswoche von Schichtteams an mehreren Standorten: wer wann arbeitet, wer wo eingestempelt hat und was alle verdienen.

Die Ausgangslage

Der Kunde kam mit einer Idee zu uns, nicht mit einem Produkt. In einem Schichtbetrieb mit mehreren Standorten hängen Dienstplan, Arbeitsstunden und Gehaltsabrechnung voneinander ab, liegen aber meist in verschiedenen Tools, und jede Abweichung kostet Zeit und Vertrauen. Der Auftrag: alle drei in einem System zusammenzuführen.

Was wir gebaut haben

Das gesamte Produkt, von Anfang bis Ende. Bedarfsorientierte KI-Schichtplanung. Mobiles Ein- und Ausstempeln mit GPS- oder WLAN-gestützter Verifizierung und, wo unterstützt, Anwesenheitserfassung per Kiosk-Terminal. Abwesenheitsmanagement, Personalakten und Dokumente, Verträge aus Vorlagen mit digitaler Unterschrift, Self-Service für Mitarbeitende sowie Lohnberechnung und Reporting. Führungskräfte arbeiten im Dashboard, Mitarbeitende in der App.

Wie wir gearbeitet haben

Wir haben das Produkt zunächst für Schichtteams konzipiert und gestaltet und es dann in der Reihenfolge gebaut, in der die Arbeitswoche abläuft: Schichtplanung, dann Zeiterfassung und Abwesenheiten, dann Personalakten, Verträge und Self-Service, schließlich die Lohnabrechnung und die Integrationen, die sie weitergeben. Jeder Teil wurde gebaut und ausgerollt, keiner blieb ein Prototyp.

Die technischen Entscheidungen

Die Planung legt Schichten danach an, wie stark jeder Standort voraussichtlich ausgelastet ist. So folgt der Dienstplan dem Bedarf statt der Gewohnheit. Standortprüfungen beim Einstempeln halten die Stunden korrekt, und die Lohnabrechnung arbeitet mit denselben Stunden, die der Plan vorgesehen hat. Integrationen binden die Lohnabrechnungssysteme und die HR-Infrastruktur an, die ein Unternehmen bereits nutzt.

Wo es heute steht

Bespoke HRMS ist heute ein eigenständiges Produkt. Der Kunde sagt es so: Die Zusammenarbeit mit uns fühlte sich vom ersten Tag an wie ein eigenes Engineering-Team an.

So ist es entstanden

Bespoke HRMS, Phase für Phase.

Was jede Projektphase geliefert hat, in der Reihenfolge, in der wir gebaut haben.

  1. Phase 1

    Umfang und Design

    Das Produkt für Schichtteams an mehreren Standorten, von Anfang bis Ende konzipiert und gestaltet.

  2. Phase 2

    KI-Schichtplanung

    Bedarfsorientierte Planung, die Schichten an der erwarteten Auslastung jedes Standorts ausrichtet.

  3. Phase 3

    Zeiterfassung und Abwesenheiten

    Mobiles Ein- und Ausstempeln mit GPS- oder WLAN-gestützter Verifizierung, Kiosk-Erfassung, wo unterstützt, und Abwesenheitsmanagement.

  4. Phase 4

    Personalakten, Verträge und Self-Service

    Personalakten und Dokumente, Verträge aus Vorlagen mit digitaler Unterschrift und Self-Service für Mitarbeitende.

  5. Phase 5

    Lohnabrechnung und Integrationen

    Lohnberechnung und Reporting sowie Integrationen mit Lohnabrechnungssystemen und HR-Infrastruktur.

Was wir gebaut haben

Das Produkt, Funktion für Funktion.

Planung

  • KI-Schichtplanung

    Schichtpläne, ausgerichtet auf den erwarteten Bedarf an jedem Standort.

Zeit

  • Zeiterfassung

    Mobiles Ein- und Ausstempeln, GPS- oder WLAN-gestützte Verifizierung und Kiosk-Erfassung, wo unterstützt.

  • Abwesenheitsmanagement

    Urlaub und Abwesenheiten im selben System wie der Schichtplan.

Mitarbeitende

  • Personalakten

    Akten und Dokumente an einem Ort.

  • Verträge

    Aus Vorlagen erstellt und digital unterschrieben.

  • Self-Service

    Mitarbeitende pflegen ihre eigenen Daten und Dokumente.

Vergütung

  • Lohnabrechnung

    Berechnung und Reporting.

  • Integrationen

    Anbindung an Lohnabrechnungssysteme und HR-Infrastruktur.

Einblick ins Produkt

Dashboard von Bespoke HRMS mit Schnellzugriffen auf Mitarbeitende, Urlaub, Schichtplanung, Lohnabrechnung, Filialen und Berichte sowie zwei Diagrammen
Manager-Dashboard für Mitarbeitende, Urlaub, Schichtplanung und Lohnabrechnung
Drei Smartphones mit der Mitarbeiter-App von Bespoke HRMS: Urlaubsübersicht, Anmeldung und Profil
Mitarbeiter-App für Urlaubsanträge, Anmeldung und das persönliche Profil

Kundenstimme

Mit eigenen Worten.

Wir kamen mit einer Idee und gingen mit dem Produkt für ein ganzes Unternehmen: KI-Dienstplanung, eine Mobile-App mit Zeiterfassung und Lohnabrechnung, durchgängig gebaut und ausgerollt. Es fühlte sich vom ersten Tag an an wie ein eigenes Engineering-Team.

Nina Schneider

Bespoke HRMS

Das gesamte HRMS-Produkt: KI-Dienstplanung, eine Tracking-App und Lohnabrechnung

Branchen

Dasselbe Problem, Branche für Branche.

Die Branche dieses Projekts steht an erster Stelle. Wählen Sie eine andere, um zu sehen, wie sich das Problem dort zeigt und was wir dafür bauen.

Software und SaaS

Das Problem

Die Roadmap ist voll, Support-Tickets ziehen ständig Engineers davon ab, und die internen Tools sind Skripte, für die niemand zuständig ist.

Was wir bauen

Ein Support-Agent, der aus Ihrer Dokumentation und früheren Tickets lernt, Routinefragen löst und den Rest mit Kontext weiterleitet.

Meist angebunden an

Über Ihre Branche sprechen

Engineers zurück an der Roadmap.

An engineering team at work while the support queue links to the roadmap

Gesundheitswesen und Kliniken

Das Problem

Der Empfang verbringt den Vormittag mit Erinnerungsanrufen und Umbuchungen. Patientenakten liegen in einem System, Rechnungen in einem anderen, und niemand sieht, welche Patientinnen und Patienten still und leise nicht mehr wiederkommen.

Was wir bauen

Ein Agent, der Fragen zu Terminen und Nachsorge rund um die Uhr beantwortet und alles Medizinische an einen Menschen weitergibt.

Meist angebunden an

Über Ihre Branche sprechen

Jede Patientin, jeder Standort, ein Überblick.

A surgical team at work while patient recalls and bookings run in the background

Beratung und Kanzleien

Das Problem

Erfahrene Leute verbringen ihre Abende mit Zeiterfassung, Mandatsvereinbarungen und Statusberichten. Wissen steckt in Postfächern, also beginnt jeder neue Fall mit einem leeren Blatt.

Was wir bauen

Ein Agent, der aus Ihren Vorlagen und früheren Mandaten erste Entwürfe von Schreiben und Berichten erstellt, die ein Mensch prüft und versendet.

Meist angebunden an

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Das Wissen der Kanzlei, endlich durchsuchbar.

Two advisers in a meeting while a drafted document waits for partner review

Fertigung und Industrie

Das Problem

Aufträge kommen als PDFs und E-Mails und werden von Hand in SAP eingetippt. Die Planung läuft über eine Tabelle, die nur eine Person versteht.

Was wir bauen

Ein Agent, der eingehende Aufträge und Lieferscheine liest, sie mit SAP abgleicht und nur dann einen Menschen fragt, wenn etwas nicht passt.

Meist angebunden an

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Aufträge, die ohne Tastatur in SAP landen.

An engineer at a laptop in a robotics lab while an order is matched in SAP

Handel und E-Commerce

Das Problem

Der Kundenservice beantwortet den ganzen Tag dieselben zwanzig Fragen. Retouren werden von Hand bearbeitet, und bis Freitag passen Shop, Lagerbestand und Buchhaltung nicht mehr zusammen.

Was wir bauen

Ein Support-Agent, der Fragen zu Bestellungen und Retouren aus Ihren Shopdaten beantwortet und alles Ungewöhnliche mit Kontext an Ihr Team weitergibt.

Meist angebunden an

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Shop, Bestand und Buchhaltung, die am Freitag übereinstimmen.

A shop assistant smiling at the till while a return is refunded automatically

Logistik und Reisen

Das Problem

Buchungen, Änderungen und Dokumente kommen rund um die Uhr per E-Mail. Das Team tippt sie in drei Systeme ein, und Kunden rufen an, um nach dem Stand zu fragen.

Was wir bauen

Ein Agent, der Buchungsänderungen und Statusfragen bearbeitet und Störungen mit dem vollständigen Verlauf an einen Menschen weitergibt.

Meist angebunden an

Über Ihre Branche sprechen

Der Kunde weiß es, bevor er fragt.

A container port at sunset while booking changes flow into the system

Finanzen und Versicherungen

Das Problem

Anträge und Schadensfälle kommen als Dokumente und werden von Hand gegen Regeln geprüft, die jeder auswendig kennt. Jedes Audit bedeutet eine Woche Belege sammeln.

Was wir bauen

Ein Agent, der Anträge und Schadensfälle liest, sie gegen Ihre Regeln prüft und eine Entscheidung vorbereitet, die ein Mensch freigibt.

Meist angebunden an

Über Ihre Branche sprechen

Ein Audit-Trail, der während der Arbeit entsteht.

Two colleagues reviewing a claim at a desk while the rule checks run

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